Cuidar do planejamento da intranet pode ser uma tarefa negligenciada por muitos gestores, por acreditarem que por ter um público certo, não é necessário se preocupar tanto com este canal. Cuidado! Não cometa este erro! Uma intranet mal planejada e organizada pode prejudicar a produtividade da sua empresa. Quer saber como evitar este prejuízo? Acompanhe as dicas que separamos neste artigo.

 

Se você ainda não está convencido dos impactos de não cuidar do planejamento da intranet, saiba que a falta de atenção a pontos-chave como a navegabilidade intuitiva deste canal pode fazer com que seus funcionários gastem mais tempo realizando buscas para acharem a informação necessária.

Suponhamos que haja uma perda diária média de 2 minutos, por cada funcionário, buscando  informações em sua intranet, durante o horário de trabalho, somando-se este tempo perdido, em semanas ou até mesmo em um mês, o tempo improdutivo pode render grandes prejuízos, equivalentes a um dia inteiro de serviço de um funcionário.

 

Dicas de planejamento da intranet

 

Para não ter esta perda e outras tantas possíveis, em consequência de uma intranet mal planejada, confira 9 dicas que ajudarão a tornar este importante canal uma fonte de alta produtividade e resultados.

 

#1 Crie um sistema de menu simples

Eleja, de acordo com a opinião de seus funcionários, na fase de testes, a melhor estrutura do menu, mantendo-o com poucos níveis (no máximo 2) e sempre de forma contextualizada.

 

#2 Crie uma home com informações dinâmicas

A atualização é uma das principais bases de sucesso de uma intranet, que instiga a interação e participação dos usuários, por isto, logo na primeira página, inclua notícias, imagens, vídeos ou o formato de comunicação com melhor adaptação ao perfil do seu público, com mudanças frequentes.

 

#3 Permita a personalização

Para priorizar a usabilidade dos usuário, inclua uma área que permita que o mesmo personalize os dados e informações que ele acessa com maior frequência ou que são de seu interesse. Assim, a chance de sucesso da sua intranet será muito maior.

 

#4 Inclua filtros para as buscas

No planejamento da intranet não deixe de incluir a inserção de filtros, para facilitar a pesquisa e agilizar a localização de dados, além de ganhar no tempo de busca, também será possível garantir uma melhor organização e curadoria de conteúdo.

 

#5 Overview de documentos

Exibir a visualização de documentos no momento da busca também pode ser uma ajuda importante para seus funcionários, ajudando a criar processos ainda mais inteligentes e intuitivos de pesquisa.

 

#6 Visual clean

A atenção ao apelo visual é indispensável, por isto, sempre procure manter um padrão visual claro, sem excesso de distrações, fácil de ler e que preferencialmente não canse os olhos. Atenção às escolhas das cores e a proporção de texto para a quantidade de imagens, para garantir um equilíbrio.

 

#7 Utilize enquetes

Mesmo após o planejamento da intranet feito na fase inicial, para revisar a aceitação do acesso e o desempenho dos recursos instalados, vale à pena criar algumas enquetes para coletar opiniões e obter insights de melhorias.

 

#8 Solicitação de serviços e chamados

Sempre que possível, crie uma estrutura integrada em sua intranet, que permita a comunicação entre diferentes áreas e setores. Uma das funcionalidades que pode permitir isto é o acréscimo de um sistema de solicitação e abertura de chamados para áreas técnicas, como o setor de TI.

 

#9 Colaboração e compartilhamento de documentos

Inclua também no planejamento da intranet da sua empresa, uma área para a construção colaborativa de documentos e compartilhamento dos mesmos. Isto, além de simplificar a comunicação no dia a dia do trabalho, favorecerá também na segurança da informação de dados internos, mantendo o controle sobre o que é produzido e onde é armazenado.

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